Guía para el diseño de indicadores en mipymes

(Serie Indicadores de Gestión).

Después de hablar de los indicadores de gestión en general, las razones que los justifican y el para qué medir, vamos a presentar recomendaciones sobre cómo crearlos o definirlos.

Pasos para el diseño de un indicador de gestión:

• Formular el objetivo. El objetivo debe expresar para qué se va a utilizar la información obtenida mediante ese indicador o qué necesidad satisface.
• Definir el indicador. Es la expresión matemática que cuantifica la característica o el hecho que se quiere controlar. Debe contemplar sólo la característica que se va a medir, expresados en porcentajes, cantidades, etc.
• Establecer el nivel de referencia. Es obvio que no disponer de una referencia contra la cual comparar el valor de un indicador, es casi que no tener información alguna. La respuesta que nos puede brindar un indicador depende de “referencia” utilizada para compararlo. De allí que se hable de un modelo de análisis. Algunos de los niveles de referencia más usados son: nivel histórico, nivel estándar, nivel de requerimiento de usuarios, nivel de la competencia, entre otros.
• Asignar el responsable. Es necesario especificar quién o quiénes son los responsables de analizar el indicador y de actuar en consecuencia. Es clave tenerse claro que los indicadores de gestión tienden a identificar oportunidades de mejora y no son para establecer culpables.
• Definir la medición. La medición que brindan los indicadores debe ser transparente y fácil de entender. Para eso se necesita verificar que sea: pertinente, oportuna, válida, precisa, específica, confiable y económica.
• Establecer la periodicidad. La periodicidad es uno de los aspectos clave por resolver, para estudiar la existencia de tendencias y para separar causas comunes de causas especiales. Las métricas que alimentan al indicador pueden ser medidas en momentos diferentes al cálculo y análisis del mismo.
• Precisar el procesamiento. El procesamiento debe estar descrito, con independencia de la complejidad del cálculo.

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Todos estos pasos se pueden sistematizar en un formato o en una plantilla estándar en la empresa, destinada al diseño de indicadores. De hecho, debería ser parte de un repositorio de métricas e indicadores, ubicado al alcance de los involucrados.

En tal sentido, a continuación encuentras 3 partes de lo que debería tener la documentación de un indicador. Y aunque parece algo tedioso y largo, no lo es. Después de diseñar 2 o 3 indicadores, te darás cuenta de que realmente es algo sencillo.

Por supuesto, siempre demanda cierto esfuerzo, porque se debe tener claridad sobre la necesidad de información que lo justifica. ¡Pero recuerde que la práctica hace al maestro!

La lista de ítems no es exhaustiva, tampoco obligatoria. Solo es una referencia de lo que podrías considerar al diseñar indicadores de gestión.

Parte 1. Identificación del indicador

• Nombre. Debemos asignar un nombre apropiado al indicador. Este pasará a forma parte del lenguaje de la empresa.
• Resumen. Implica una breve descripción en la que se da respuesta a tres preguntas: 
• ¿qué es el indicador?; 
• ¿por qué se define?; 
• ¿para qué se define?
• Necesidad de información. Demanda responder dos preguntas: ¿Qué necesidad satisface?, ¿Con qué objetivos del negocio se relaciona?
• Responsable: área o unidad que se encargar de la definición, existencia y “custodia” del indicador. Inclusive, de su retiro.
• Unidad de medida del indicador.
• Fórmula, función o regla que relaciona los valores para el cálculo.
• Datos: descripción de cada uno de los factores que intervienen en la fórmula de cálculo (fuente de datos, unidades de medida).
• Responsable del cálculo: colaborador(es) encargados(s) de efectuar el cálculo.
• (Opcional) Área de proceso y cláusula de la Norma ISO asociada (para el caso de pymes con certificación ISO).

Parte 2. Recolección y almacenamiento de datos

1. Método de recolección: procedimiento para la recolección de los datos utilizados en el cálculo.
2. Frecuencia de recolección: periodicidad con la que se recolectan los datos y se calcula el indicador.
3. Responsable del almacenamiento: colaborador(es) encargados(s) de guardar o registrar el resultado del indicador.

Parte 3. Análisis del indicador

• Frecuencia de análisis: debe definirse la frecuencia con la que se efectúa el análisis del indicador.
• Destinatario del análisis: personas receptoras de los resultados asociados al análisis.
• Criterios de interpretación: guías para interpretar los resultados o tendencias del indicador, según un nivel de referencia.
• Documentación del resultado: cómo y dónde se documenta el resultado del análisis realizado.
• Divulgación del resultado: dónde se publica el resultado y cómo se divulga.
• Responsable de la divulgación de resultados.
• Observaciones o aspectos a tener en cuenta en el proceso de cálculo y en la interpretación del indicador.

Con esta guía y las recomendaciones comentadas, podrás crear indicadores de gestión con propósito. Si necesitas apoyo, no dejes de contactarme: golfredo.molina@gmail.com