¿Cómo mejorar tus habilidades de gestión del tiempo? (3/3)

(Serie Gestión del Tiempo).

Después de las dos entregas anteriores, nos queda una pregunta clave:

¿Cómo pueden las personas prepararse para convertirse en mejores administradores del tiempo? 

Lo primero que debemos tener en mente es que es necesario descubrir en qué enfocarnos. Profundizar en tales habilidad, esta es una forma genuina de responder a esta pregunta. 

Hay tres pasos que puedes seguir para mejorar:

(1) Desarrolle una autoconciencia precisa de sus habilidades de gestión del tiempo. 

Esto los puedes lograr mediante el uso de evaluaciones objetivas como una microsimulación, la búsqueda de retroalimentación de otros; también estableciendo una línea de base de comportamientos, contra los cuales medir el avance.

(2) Reconoce que las preferencias son importantes, pero no cómo piensas.

La autoconciencia de las preferencias personales relacionadas con la gestión del tiempo, como la multitarea o ser proactivo, puede profundizar la comprensión de dónde hay que hacer más esfuerzos de cambio. 

Recuerde que las habilidades, no la personalidad, son los atributos personales más maleables y proporcionan el mayor ROI en los esfuerzos de superación personal.

(3) Identifique y priorice la habilidad que necesita para mejorar.

En este punto, lo que se quiere resaltar es que es mejor priorizar el desarrollo de sus habilidades, enfocándose primero en la habilidad más apremiante, para luego pasar a la siguiente. 

Hay una serie de tácticas basadas en la evidencia para mejorar las habilidades de gestión del tiempo. 

Más adelante verás algunos ejemplos. 

Pero, nuevamente, es esencial comprender que las tácticas son para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que finalmente mejorará su gestión del tiempo. Implementar estas tácticas no es el objetivo final. 

(4) Desarrollando habilidades de conciencia.

La efectividad es diferente a la eficiencia. La efectividad es hacer las cosas bien y la eficiencia es hacer las cosas en menor tiempo. Ambos son críticos. 

Perseguir la eficiencia por sí mismo es contraproducente. 

• Encuentra tu momento de máximo rendimiento. Divida tu día típico en tres o cuatro espacios de tiempo y, en el transcurso de una semana, ordene estos rangos de mayor a menor productividad.
• Trata tu tiempo como si fuera dinero. Cree un presupuesto de tiempo que detalle cómo pasa sus horas durante una semana típica. Clasifique el tiempo en tiempo fijo ("debe hacer") y tiempo discrecional ("quiere hacer"). 
• Intenta cronometrar. Registre cuánto tiempo ha dedicado a tareas con plazos muy claros, en lugar de cuánto tiempo le queda. 
• Evalúa con qué "realismo" evalúas el tiempo. Después de terminar un proyecto, evalúe cuánto tiempo pensó que tomaría y cuánto tiempo realmente tomó. 
• Tome una "perspectiva de tiempo futuro". Piense en cómo las tareas que está haciendo ahora lo ayudarán o perjudicarán en el futuro (por ejemplo, ¿cómo afectan las tareas del proyecto de hoy las tareas de la próxima semana?). 
• Cuando creas que podría estar dedicando demasiado tiempo a una actividad, retroceda y evalúe su importancia (por ejemplo, ¿qué tan valioso es el resultado?, ¿quién se verá afectado si está terminado o no?, etc.).}

(5) Desarrollo de habilidades de planificación. 

Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen curvas de aprendizaje más pronunciadas y requisitos de tiempo más impredecibles. 

Desarrollar habilidades de planificación no se trata de organizar su trabajo para controlar mejor su vida, se trata de tomar el control de su vida y luego estructurar su trabajo en torno a ella. 

• Priorizar actividades y obligaciones. No es suficiente enumerar sus tareas, listas de tareas y reuniones. 
• Evite el "simple efecto de urgencia". La urgencia y la importancia son conceptos relacionados, pero distintos. Las tareas urgentes requieren una acción inmediata, mientras que las tareas importantes tienen consecuencias más significativas y a mediano plazo. Tareas que son tanto urgente como importante se deben hacer en primer lugar. 
• Utiliza una aplicación de calendario. Registre las fechas de vencimiento de las tareas y citas, y hágalo de inmediato cuando se planifiquen o soliciten.  
• Reduce los errores de subestimación. Cuando forme planes, solicite comentarios a una parte neutral sobre los requisitos de tiempo previstos.
• Intenta "goles" a la mitad. Cuando tenga dificultades para alcanzar una meta que parezca demasiado desafiante, establezca una versión menos difícil de la meta. 

(6) Desarrollo de habilidades de adaptación. 

Estas habilidades se prueban y desarrollan en situaciones que naturalmente implican alta presión y, a veces, crisis: el desafío es manejar tales situaciones sin enojarse, preocuparse o distraerse.

• Intente "acumular hábitos". Ate sus comportamientos de gestión del tiempo a los hábitos que ya exhibe (por ejemplo, haga un seguimiento del progreso diario todas las noches).
• Use "ráfagas cortas" de esfuerzo. Cuando las tareas parezcan abrumadoras, haga un esfuerzo máximo durante intervalos de 15 a 30 minutos para ayudar a evitar la dilación.
• Experimente con aplicaciones de seguimiento de tiempo o listas de verificación. Recuerde que el beneficio debe exceder el costo al usar estas herramientas. Las ganancias deberían ser mayores que el tiempo dedicado a usar la aplicación.
• Los recordatorios deben tener explicaciones o descripciones detalladas, no una o dos palabras que no describan la importancia de la tarea, la calidad esperada, etc.
• Crea planes de contingencia. Piense en el mejor de los casos / el peor de los casos... cuando describa los posibles resultados de sus planes.
• Busca reducir el desperdicio de tiempo. Cree franjas horarias de no molestar y no preste atención a las redes sociales durante el tiempo de trabajo crítico.

¿Por qué mejorar la gestión del tiempo sigue siendo un objetivo persistente y perenne para muchos de nosotros? 

La ironía es que necesitamos convertirnos en mejores administradores de tiempo de
nuestros propios esfuerzos para mejorar la gestión del tiempo. 

¡Éxitos con tu gestión del tiempo!